6 maneiras de melhorar a comunicação em sua empresa

comunicoffee_assessoria_comunicacao_marketing_digital_campinas_03A comunicação é a base de todos os relacionamentos, e isso não é diferente nos negócios. Sem uma comunicação eficaz entre os seus colaboradores e entre eles e o público externo, podem ocorrer mal-entendidos, problemas e conflitos entre a sua equipe, seus clientes e fornecedores, diminuindo a produtividade e gerando danos à imagem de sua marca.  A boa comunicação, pelo contrário, torna a delegação eficaz  e aumenta a produtividade de seus funcionários, que encontram um ambiente de trabalho agradável e se sentem motivados a contribuir para o seu sucesso.

Pensando nisso, elaboramos 6 dicas que irão ajuda-lo a aperfeiçoar as suas habilidades de comunicação para que você possa economizar tempo, reduzir stress e tornar o ambiente de trabalho mais produtivo em cada interação que você tem em sua empresa.

Limite distrações e ouça mais

Ouvir é a chave para uma comunicação eficaz, mas nem sempre é fácil. Uma maneira de se tornar um ouvinte melhor é limitar distrações durante as conversas que tornam difícil ouvir e absorver o que está sendo dito, como notificações de celular e computador. Assim, se for necessário realmente se comunicar, sem interrupções, desligue os seus dispositivos eletrônicos e feche a porta do seu escritório, ao fazer essas pequenas coisas você garante que a pessoa com quem você está falando tenha toda a atenção.

Além das distrações externas, também existe as internas, que são tudo aquilo que está acontecendo em sua mente. Quando você tem vários tópicos para enfrentar durante uma reunião ou conversa, apressando-se por eles para colocar todos os seus pensamentos para fora, a comunicação ficará confusa e terá pouco aproveitamento.

Assim, diminua a velocidade de sua fala e lembre-se que a comunicação é uma via de mão-dupla, ao invés de querer sobrecarregar o seu ouvinte com todos tópicos que você tem em mente, fale o primeiro tópico e ouça o que o outro tem a dizer, muitas vezes a resposta pode ajudar a resolver os demais assuntos.

Seja responsivo

Uma das piores coisas que você pode fazer quando um conflito surge ou alguém tem uma reclamação sobre o seu negócio, produto ou serviço é ignorá-lo. Na maioria dos casos, algum tipo de resposta deve ser emitida imediatamente, mesmo que seja uma breve declaração de que você analisar o problema.

Se você esperar até ter todas as informações necessárias antes de responder à uma opinião negativa, a demora dará mais munições para o cliente insatisfeito, que se sentirá não somente irritado com a experiência negativa, mas também com a postura de sua marca e não perderá tempo em compartilhar essa insatisfação com a sua rede de amigos, o que, em tempo de mídias sociais, significa que até mesmo milhares de pessoas podem tomar conhecimento dos eventos negativos, manchando a reputação de sua empresa.

Assim, procure manter as linhas de comunicação abertas em todas as situações, certificando que os seus clientes, colaboradores e fornecedores sintam que a questão que originou a queixa é importante para a sua empresa e que você está ciente e tentará buscar meios de contornar a situação.

Faça as perguntas certas

Muitas vezes uma conversa pode gerar informações importantes para a sua empresa, serviço ou produto, por isso é importante saber o que perguntar durante uma comunicação. Você precisa saber ouvir e analisar cada coisa que está sendo dita para saber onde pode melhorar algum aspecto do seu negócio. Por exemplo, ao invés de pensar que um funcionário desmotivado e que não cumpre metas está fazendo corpo mole ou com preguiça, que tal fazer as perguntas certas e procurar saber o que está ocorrendo com ele, como ele pode se sentir melhor e como fazer para que ele volte a ser mais produtivo? Muitas vezes um aparente corpo-mole tem raiz em um problema pessoal que pode ser resolvido por meio de uma simples conversa.

Aproveite ao máximo as reuniões

Reuniões muitas vezes apenas desperdiçam tempo, não levando a nada e só atrasando as tarefas pendentes. Se você tem essa linha de pensamento, porque não procurar maneiras de fazer com que elas sejam mais organizadas, produtivas e levem menos tempo?

Se você é o organizador da reunião, a primeira coisa que deve fazer para respeitar o tempo de todos e fazer a sua reunião tão eficiente quando possível é agenda-la com antecedência, isso evitará pegar seus colaboradores de surpresa, permitirá que eles se programem melhor e  até mesmo façam anotações prévias de tópicos que desejam abordar.

Tenha foco no Serviço ao Cliente

Muitas vezes relegado ao segundo plano ou terceirizado para setores de Telemarketing, o SAC (Serviço ao Cliente) é parte essencial no processo de comunicação da empresa com os seus clientes, servindo como uma chave para resolver possíveis conflitos entre a sua empresa e um consumidor insatisfeito, sendo uma porta aberta de diálogo bidirecional até que uma solução seja identificada.

O SAC também serve como uma maneira de manter relacionamentos de longo prazo com seus clientes, servindo como uma linha aberta de comunicação, onde seus clientes, colaboradores e fornecedores podem pedir informações, tirar dúvidas e emitir opiniões sobre os seus produtos e serviços, gerando importantes Feedbacks

Utilize o Feedback recebido

E o Feedback é tão essencial que é a nossa última dica. Se você já estiver se comunicando com os seus clientes, provavelmente receberá feedback regularmente, seja via contato direto por telefone ou e-mail, seja por meio da página de sua marca no Facebook ou Linkedin. O Feedback pode ser uma mina de ouro de informações leis sobre como o seu negócio, produto e serviços são percebidos pelos clientes e potenciais clientes.

Para ser eficaz, porém, você tem que usar esses dados para alterar e melhorar os seus processos. Crie um processo para coletar os Feeedbacks recebidos em um determinado período de tempo, como a cada semana ou mensalmente, e depois reserve um tempo para analisar os dados e criar um plano para implementar e monitorar melhorias.

Em última análise, a comunicação eficaz pode ser uma das habilidades mais importantes que você usa em seu negócio. Se as suas habilidades de comunicação pedem um ajuste fino, faça um autoexame para analisar como você se comunica e os resultados obtidos. Em seguida, busque maneiras de melhorar essa habilidade ao longo do tempo, você irá se surpreender ao perceber sobre como as suas relações com seus colaboradores, fornecedores e clientes podem melhorar com apenas alguns ajustes na comunicação.

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Jornalista e Publicitário graduado pela PUC-Campinas e com passagem por agências de Marketing Digital e Assessoria de Imprensa, possuo certificado de Inbound Marketing emitido em 2016 pela HubSpot e expertise no uso de estratégias de planejamento de comunicação. Atualmente presto consultoria em Assessoria, Fotografia, Redação e Revisão.

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